1. 事業者情報（個人情報の管理者）
本ウェブサイトにおける個人情報の管理者（GDPRにおける「データ管理者」）は、以下のとおりです。flarebrookは、持続可能な農業とオーガニック青果の生産・流通を事業としており、 お問い合わせ対応、見積り作成、供給計画の相談、ならびにサイト運用の改善のために必要な範囲で情報を取り扱います。
2. 収集する情報
flarebrookは、サイト利用とお問い合わせ対応に必要な範囲で、以下の情報を取得します。入力フォームの項目は、供給可否の判断や見積り作成に必要な情報に限定し、不要な機微情報（健康情報、金融情報、政治的意見など）は取得しません。 当社が意図せず機微情報を受領した場合でも、対応に必要な範囲を超えて利用しません。
2.1 フォームで提供される情報
- 氏名（または担当者名）
- メールアドレス
- 電話番号（任意）
- パートナー種別（例: レストラン、小売、卸、加工、個人など）
- 希望品目、希望数量、配送先エリア、メッセージ内容
2.2 自動的に収集される情報
- IPアドレス
- ブラウザ種別、OS、端末情報、画面サイズなどのデバイス情報
- 参照元、閲覧ページ、アクセス日時、滞在時間などの利用状況（解析を有効化した場合）
- クッキーおよび類似技術により付与される識別子（同意状況、設定の保持など）
3. 収集方法
flarebrookは、以下の方法で情報を取得します。フォームからの送信情報は、お問い合わせ対応を目的として取得され、ブラウザ内で入力検証を行った上で送信されます。 また、アクセスログやクッキーはサイトの動作や安全性、利用状況把握のために利用されます。解析クッキーは、利用者が同意した場合にのみ有効化されます。
Webフォーム
お問い合わせフォームを通じて、取引相談に必要な項目のみを取得します。フォーム送信前にプライバシーへの同意表示を行い、利用目的を明確にします。
クッキー・ローカルストレージ
クッキー設定（同意・拒否）を保持するために、ブラウザの保存領域を使用します。解析は同意がある場合のみ有効です。
サーバーログ
不正アクセスの検知、障害対応、運用保全のために、一般的なアクセスログ（IP、日時、リクエスト情報）を取得する場合があります。
解析ツール（同意時のみ）
利用者の同意がある場合、サイト改善のためにGoogle Analytics 4等の解析ツールを用いることがあります。無同意で解析用クッキーは有効化しません。
4. 法的根拠（GDPR 第6条）
flarebrookがEEA（欧州経済領域）に居住する利用者の個人データを取り扱う場合、GDPR第6条に定める法的根拠に基づいて処理します。 当社は、同意に基づく処理（第6条1項a）、契約または契約前の手続きに基づく処理（第6条1項b）、および正当な利益（第6条1項f）を、状況に応じて適用します。 どの根拠を適用するかは、データの種類と利用目的によって異なります。
同意（GDPR 6(1)(a)）
解析クッキーの利用、同意に基づくマーケティング連絡（ニュースレター等を将来的に提供する場合）は、利用者の事前同意に基づいて行います。 同意はいつでも撤回でき、撤回前の処理の適法性には影響しません。
契約・契約前手続き（GDPR 6(1)(b)）
お問い合わせ内容に基づく見積り作成、供給可否の検討、取引条件の調整、納品に関する連絡など、取引開始前の手続きおよび契約履行に必要な処理として行います。
正当な利益（GDPR 6(1)(f)）
サイトの安全性確保、不正利用の防止、障害対応、サービス品質の維持などの目的で、アクセスログ等を取り扱う場合があります。 この場合、利用者の権利と自由への影響を考慮し、必要性と均衡性を評価した上で実施します。
5. 利用目的
flarebrookは、収集した情報を以下の目的で利用します。目的外利用は行わず、必要に応じて追加の同意を取得します。 当社の事業は、持続可能な農業、温室栽培、有機作物の生産、青果の卸・配送であり、問い合わせ対応では品目、数量、配送条件の確認が必要です。 そのため、フォーム項目は取引相談に紐づく内容に限っています。
- お問い合わせ対応: 見積り依頼、供給相談、納品規格の確認、取引条件の調整など。
- サービス提供と運用: 連絡のやり取り、関連資料の送付、必要な事務手続き。
- サポート: トラブル対応、誤送信や不達への対応、連絡履歴の参照。
- マーケティング（同意ベース）: 将来的に案内メール等を行う場合、同意がある利用者に限り配信します。
- セキュリティ: 不正アクセス対策、スパム対策、障害調査と復旧。
- 法令遵守: 税務・監査・法的義務への対応、権利保護のための記録保持。
6. 保存期間
flarebrookは、情報の種類ごとに必要最小限の期間のみ保存し、保存期間が満了した場合または目的達成後は、合理的な方法で削除または匿名化します。 法令上の保存義務がある場合は、その範囲で保存します。以下は、当サイト運用における標準的な目安です。
保存期間の目安
- フォーム送信内容: 2年間（見積り・商談・供給計画の参照のため）。
- 解析データ: 14か月（サイト改善のため、同意がある場合のみ）。
- クッキー同意設定: 利用者が削除するまで、または設定の更新が行われるまで。
- サーバーログ: 原則90日（セキュリティと障害対応）。必要に応じて短縮または延長する場合があります。
- メール連絡履歴: 2年間（問い合わせ追跡、誤解防止、対応品質維持）。
削除・匿名化の考え方
保存期間の満了後は、個人を識別できる情報を削除するか、統計情報として個人識別ができない形に加工します。 取引が成立し契約関係に移行した場合は、契約・会計・法令対応のために別途定める期間で保存することがあります。
8. 国際移転（EEA域外への移転）
flarebrookは米国（ニューヨーク）に拠点を置いています。そのため、EEAに居住する利用者が当サイトを利用し、フォーム送信等を行う場合、個人データがEEA域外へ移転される可能性があります。 当社がEEA域外への移転を行う場合、適用されるデータ保護法に従い、適切な保護措置を講じます。
保護措置の例
EEA域外のサービス提供者を利用する場合、欧州委員会が承認する標準契約条項（Standard Contractual Clauses, SCCs）等の仕組みを用いることがあります。 具体的な移転先と措置は、利用するサービスの構成や同意状況により変動します。必要な場合、追加情報は お問い合わせ で請求できます。
9. 利用者の権利（GDPR）
EEA居住者などGDPRの適用対象となる利用者は、一定の条件のもとで、個人データに関して以下の権利を有します。flarebrookは、本人確認を行った上で、合理的な期間内に対応します。 なお、権利の行使は原則として無料ですが、明らかに過度または反復的な請求については合理的な手数料を求めることがあります。
9.1 主な権利
- アクセス権: 当社が保有する個人データの有無と内容の開示を求める権利。
- 訂正権: 不正確または不完全なデータの訂正を求める権利。
- 消去権（忘れられる権利）: 条件を満たす場合にデータの削除を求める権利。
- 処理制限権: 特定の状況下で処理の制限を求める権利。
- データポータビリティ権: 同意または契約に基づき提供したデータの受領・移転を求める権利。
- 異議申立権: 正当な利益に基づく処理に対して異議を述べる権利。
- 同意撤回権: 同意に基づく処理をいつでも撤回する権利。
9.2 行使方法
権利行使は、お問い合わせ から、または本ポリシーの窓口メールへご連絡ください。 本人確認のため、登録情報や問い合わせ履歴と照合できる情報の提示をお願いする場合があります。クッキーに関する同意の撤回は、本ページ下部の設定管理から行えます。
9.3 監督機関への苦情申立て
GDPRの適用対象となる利用者は、居住地、勤務地、または侵害が生じた場所の監督機関に苦情を申し立てる権利があります。 代表的な例として、アイルランドの監督機関は Data Protection Commission（DPC）です。 当社への連絡で解決しない場合、適切な監督機関への申立てをご検討ください。
11. 未成年者のプライバシー
flarebrookのサイトは、16歳未満の子どもを対象としていません。当社は、16歳未満の子どもから意図的に個人データを収集しません。 万一、16歳未満の子どもから個人データを取得したことが判明した場合、合理的な範囲で速やかに削除または保護者の同意確認を行います。 そのような状況に気づいた場合は、お問い合わせ からご連絡ください。
12. 本ポリシーの変更
flarebrookは、法令改正、サービス内容の変更、セキュリティ上の必要性などに応じて、本ポリシーを更新することがあります。 重要な変更がある場合は、本ページ上での告知、または合理的な方法（サイト上の告知、必要に応じてメール等）で通知します。 更新後に当サイトを継続利用した場合、変更内容に同意したものとみなされる場合があります。変更履歴の確認が必要な場合はお問い合わせください。
13. お問い合わせ（プライバシー窓口 / DPO）
個人情報の取扱い、GDPR上の権利行使、クッキー設定、削除依頼、苦情の申し立てなどは、以下の窓口へご連絡ください。 flarebrookは、本人確認を行った上で、合理的な期間内に対応します。お問い合わせは、必要な範囲で記録し、対応品質の維持と法令遵守のために保存されます。
補足: flarebrookの事業と情報の必要性
flarebrookは、温室栽培や露地栽培、有機作物の生産、青果の卸・配送を行っています。取引相談では、品目、希望数量、納品頻度、配送先エリア、温度帯、梱包単位などの情報が必要になります。 本サイトのフォームは、その判断に必要な範囲で項目を設計しています。必要に応じて、追加情報の提供をお願いする場合がありますが、その際も目的と利用範囲を明確にし、過度な収集は行いません。 持続可能な農業を実務として成立させるには、品質の再現性と供給の安定性が重要であり、これらを支えるコミュニケーションにおいて個人情報の適切な取扱いが不可欠だと考えています。